בשלב הראשון השמאי אמור לזהות את מה שמכוּנה 'השאלה', identify the problem. השמאי יזהה את הצורך וייתן לכך מענה.
השמאי נדרש בשלב ראשון לתקשר עם הלקוח ולהגיע אתו להסכמות לגבי השמאות.
על השמאי להבין מי הוא הלקוח. כי כפי שנראה להלן, לא תמיד קל לזהות את הלקוח ולא תמיד הלקוח הוא שמשלם עבור השמאות. לכן הלקוח מכוּנה party that engages or hires the appraiser.
בשלב זה השמאי גם צריך להבין מי הם הגורמים הנוספים שיעשו שימוש בשמאות ואף סומכים ואפילו תלויים בשמאות, other intended users.
לדוגמא: אם A פונה לשמאי להכין שמאות על בית שהוא מעוניין לרכוש באמצעות מימון בנקאי. האם הבנק הוא הלקוח או שמא A הוא הלקוח? ואולי הלקוח הוא הבנק אבל A סומך על השמאות?
בעניין החשוב הזה נקבע כי כבר בשלב טרום השמאות על השמאי להגיע להבנות ברורות, לדעת ולהחליט מי הלקוח ומי יכונה intended users. כאשר זה האחרון יהא קיים, ואף יהיה קשור באופן ישיר לשמאות עצמה.
השמאי צריך גם לדעת איזה שימוש ייעשה בשמאות. היינו איזה סוג שמאות צריך להכין. שמאות לצורך ביטוחי שונה משמאות לצורך קבלת משכנתא ושניהם שונים משמאות לצורך רכישה.
השמאי צריך להבין גם מה השוֹוי – type and definition of value. האם מדובר במה שמכוּנה 'שוֹוי שוק'? אולי שוֹוי למכירה במימוש מהיר?
עוד הצדדים צריכים לקבוע מהו המועד הקובע לצורך השמאות, effective date. כי ייתכן מצב שבו בית עלה באש והלקוח מבקש לדעת את שוֹוי הבית לפני האירוע. כמו כן קבלן הבונה בית עשוי לבקש שמאות למועד סיום הבנייה. וכן הלאה.
בשלב ראשוני זה הצדדים אף צריכים להסכים את נשוא השמאות, מה המוצר. זה נראה לכאורה טריוויאלי – הבית הוא המוצר וצריכים שמאות על הבית, אך כפי שנראה לעיתים יש אי בהירות באשר לתכולה הנמצאת בבית, האם היא חלק מהבית. אומנות, עבודות נגרות יקרות, מבנים שסכומים לבית, אולי שביל בחצר הבית אשר בשימוש השכנים, כל אלו צריכים להיות מסוכמים וברורים לפני תחילת העבודה של השמאי.
השמאי צריך להבין כיצד הזכויות של הבית רשומות, היכן הן רשומות, מה היקף הזכויות הרשומות ועוד. לדוגמא זכות בעלות, fee simple, שונה באופן משמעותי מזכות Fee simple determinable.
עו"ד אהרן וולק
נדל"ן בארה"ב
